Kontoauszüge aufbewahren

Die Ordner mit den Kontoauszügen werden immer dicker und du fragst dich, wann du sie endlich entsorgen kannst. Für Privatleute gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Wann ist Kontoauszüge aufbewahren denn eigentlich sinnvoll?

Unterlagen, die du unbedingt aufheben musst

Hast du Zahlungsbelege rund um dein Grundstück oder Gebäude, musst du sie mindestens 2 Jahre aufbewahren. Manchmal prüft das Finanzamt nachträglich, ob ein Handwerker die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen hat. Die Frist beginnt zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres, indem die Rechnung ausgestellt worden ist.

Besondere Pflichten

Bist du eine Privatperson mit Einkünften von mehr als 500.000 € im Jahr, musst du eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren für Kontoauszüge beachten. Personen, die zur Buchhaltung verpflichtet sind, haben eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.

Empfehlung Kontoauszüge aufbewahren

Auch für dich kann es sinnvoll sein, freiwillig die Kontoauszüge aufzubewahren. Bei größeren Anschaffungen oder Investitionen kannst du so auch später noch die geleistete Zahlung mithilfe des Kontoauszuges belegen. Zur Aufbewahrungsdauer dient dir die gesetzlich regelmäßige Verjährungsfrist als Orientierung. Sie beginnt am Ende des Kalenderjahres, indem die Zahlung erfolgt ist und beträgt 3 Jahre. Die gesetzliche Gewährleistungsfrist für Handwerkerleistungen beträgt 5 Jahre, also bewahre bei Rechnungen von Handwerkern die Rechnung und den dazugehörigen Kontoauszug ebenso 5 Jahre auf.

Elektronischer Kontoauszug oder lieber in Papierform

Immer mehr Menschen ziehen elektronische Kontoauszüge der Papierform vor. Aber gelten denn die digitalen Belege im Ernstfall genauso als Zahlungsnachweis? Laut Angaben des Bundesfinanzministeriums ist dies der Fall, wenn das elektronische Dokument vorher vom Kontoinhaber auf seine Richtigkeit geprüft wurde. Wenn also ein Kontoauszug vorgelegt wird, den eine Bank im unveränderbaren PDF-Format erstellt hat, gilt dieser Beleg als Zahlungsnachweis. Jedoch sieht das Bundesfinanzministerium diesen Beleg nur als Kopie des Originals an und du solltest das digitale Dokument nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist löschen. Einige Banken bieten ein Online-Postfach an, indem sie die elektronischen Auszüge 3 Jahre lang zur Verfügung stellen. Wenn du sie länger archivieren möchtest, solltest du sie auf den eigenen Computer speichern und regelmäßig eine Kopie auf einem separaten Speichermedium (USB-Stick) machen.

Diese Tipps sollen dir nur zu Orientierung dienen. Bitte informiere dich im Einzelfall genauer. Kann ich dich beim Sortieren deiner Dokumente unterstützen, dann buche gleich hier ein kostenloses Erstgespräch.

Michaela Löser
dein Ordnungscoach für ein leichteres Leben